Foire aux questions sur les élections


Questions d'ordre général


1. Dans quelles régions se tiendront des élections en 2018?

À l’automne 2018, des élections seront tenues dans toutes les régions électorales de l’Ordre.

Les régions électorales et le nombre de postes d’administrateur à pourvoir sont les suivants :

Régions
électorales
 Nombre d'administrateurs
 1
Bas-Saint-Laurent, Saguenay–Lac-Saint-Jean, Côte-Nord, Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine et Chaudière-Appalaches   1 poste
 2
Capitale-Nationale  1 poste
 3 Mauricie, Centre-du-Québec et Estrie  1 poste
 4 Montréal  3 postes
 5 Outaouais, Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec  1 poste
 6 Laval  1 poste
 7 Lanaudière et Laurentides  1 poste
 8 Montérégie (MRC Acton, La Haute-Yamaska, Brome-Missisquoi, Pierre-de-Saurel, Les Maskoutains, Rouville, Le Haut- Richelieu, Vaudreuil-Soulanges, Beauharnois-Salaberry, Le Haut-Saint-Laurent, Roussillon et Les Jardins-de-Napierville)  1 poste
 9 Montérégie (MRC Marguerite D’Youville et La Vallée-du-Richelieu et agglomération de Longueuil)  1 poste



2. Quelles sont les dates à retenir pour les élections de 2018?

Début de la période électorale
30 août 2018 à 9 h

Période de mise en candidature
Du 30 août 2018 à 9 h au 1er octobre 2018 à 16 h

Diffusion des candidatures sur le site Web
À partir de leur acceptation par la secrétaire de l’Ordre

Date pour être inscrit sur la liste électorale et avoir droit de vote
14 septembre 2018 et le demeurer jusqu’au 29 octobre 2018

Date limite pour la réception des candidatures
1er octobre 2018 à 16 h

Début du scrutin
9 octobre 2018

Clôture du scrutin
29 octobre 2018 à 18 h

Dépouillement du scrutin
5 novembre 2018

Présentation formelle des résultats
5 novembre 2018

Entrée en fonction des administrateurs élus

Première réunion du conseil d’administration qui suit le dernier lundi d’octobre

3. Quand la période électorale débute-t-elle?

La période électorale débute le 30 août 2018. Un avis annonçant l’ouverture de la période électorale est publié chaque année où des élections ont lieu sur le site Web de l’Ordre, et une communication est envoyée à tous les dentistes par courriel. L’avis sera également publié sur l’application mobile de l’Ordre des dentistes du Québec.

4. Combien y a-t-il de postes à pourvoir?

À la suite de la réforme du Code des professions en 2017, une nouvelle réglementation concernant la composition du conseil d’administration de l’Ordre est entrée en vigueur. Afin de permettre l’application de ces nouvelles dispositions, les élections de 2018 visent exceptionnellement toutes les régions électorales. Il y a 11 postes à pourvoir.

Aussi, par mesure de transition et pour assurer le remplacement en alternance des administrateurs, la durée du mandat des administrateurs élus dans les régions électorales de Montréal, de la Capitale-Nationale et de Laval sera de deux ans, et celle des administrateurs élus dans les autres régions sera de quatre ans. Dès 2020, des élections se tiendront dans les régions de Montréal, de la Capitale-Nationale et de Laval, mais pour des mandats de quatre ans.

5. Quelle est la période de scrutin?

Le scrutin se déroule du 9 au 29 octobre 2018 à 18 h.

6. Quand les résultats seront-ils connus?

La secrétaire de l’Ordre publiera les résultats sur le site Web de l’Ordre, le 5 novembre 2018.

7. Qui surveille le bon déroulement des élections?

La secrétaire de l’Ordre et le comité consultatif des élections surveillent le bon déroulement des élections.

8. Qui a désigné les membres du comité consultatif des élections et quel est le mandat de ce dernier?

Le comité consultatif des élections a pour mandat de répondre aux questions du secrétaire d’élections sur le processus électoral. Le comité est composé de trois membres indépendants désignés par le conseil d’administration, soit :

  • M. Alain Boisvert
  • Dr Paul Desrosiers
  • M. Louis Flamand

Pour assurer l’indépendance des membres du comité et garantir l’intégrité du processus électoral, le conseil d’administration a décidé de désigner trois administrateurs nommés par l’Office des professions. Le comité fera rapport de ses activités au conseil d’administration à la première séance qui suit l’élection. Il peut également faire des recommandations au conseil. Les avis du comité et les décisions de la secrétaire concernant la conduite d’un candidat sont publics et diffusés sur le site Web de l’Ordre des dentistes.

Devenir candidat


1. Comment faire pour poser sa candidature?

La présentation d’une candidature se fait par écrit en suivant les quatre étapes suivantes :

  1. Bulletin de présentation : le candidat doit déposer sa candidature à l’aide du bulletin de présentation, qui doit être dûment rempli et signé par le candidat.

  2. Cinq appuis : le candidat doit obtenir l’appui de cinq autres dentistes ayant leur domicile professionnel dans la région où il se présente. Ceux-ci doivent également signer son bulletin de présentation. Les signatures des cinq membres peuvent être recueillies depuis le 30 mai 2018.

  3. Documents à joindre : le candidat doit transmettre à la secrétaire de l’Ordre, en même temps que son bulletin de présentation, les documents suivants :

  4. Transmission de la mise en candidature : tous les documents (bulletin de présentation, incluant la signature des cinq dentistes appuyant le candidat, curriculum vitae abrégé, photographie et engagement du candidat) doivent être transmis à l’attention de la secrétaire de l’Ordre, Me Caroline Daoust, par courriel à l’adresse elections@odq.qc.ca ou par la poste au 800, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 1640, Montréal (Québec) H3B 1X9.

    À noter : la date limite pour la transmission d’une candidature est le 1er octobre à 16 h. Toute candidature reçue après ce délai sera refusée.

2. Quels sont les critères d’éligibilité pour être administrateur de l’Ordre?

Pour être candidat à un poste d’administrateur, le membre de l’Ordre doit répondre aux critères suivants :

  • Avoir son domicile professionnel dans la région électorale où il se présente.
  • Être inscrit au tableau de l’Ordre le 14 septembre 2018, soit au moins 45 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin; son droit d’exercer des activités professionnelles ne doit ne pas être limité ou suspendu à compter de cette date.
  • Respecter en tout temps le Code de conduite des candidats à une élection à un poste d’administrateur, annexé au Règlement sur l’organisation de l’Ordre des dentistes du Québec et les élections à son conseil d’administration.

    De plus, pour être éligible à la fonction d’administrateur, un membre de l’Ordre :

  • ne doit pas être administrateur du Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle de l’Ordre;
  • ne doit pas avoir occupé un emploi à l’Ordre au cours des deux années précédant le dépôt de sa candidature;
  • ne doit pas avoir été membre du conseil d’administration ou dirigeant d’une personne morale ou de tout autre groupement de personnes ayant pour objet principal la promotion des droits ou la défense des intérêts des membres de l’Ordre ou d’autres professionnels en général, au cours des deux années précédant le 30e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin;
  • ne doit pas, au cours des 10 années précédant le dépôt de sa candidature, avoir fait l’objet, dans le cadre d’une plainte disciplinaire, d’une sanction en dernière instance;
  • ne doit pas avoir été, par une décision passée en force de chose jugée, déclaré coupable d’un acte qui constitue au Canada un acte punissable de deux ans d’emprisonnement ou plus et pour lequel il a été condamné à un emprisonnement de 30e jours ou plus, que cette condamnation ait été purgée ou non, à moins qu’il en ait obtenu le pardon;
  • ne doit pas occuper le poste de président de la Fondation de l’Ordre des dentistes du Québec.


3. Comment savoir si ma candidature est conforme?

À la réception du bulletin de présentation, la secrétaire en vérifie la forme et le contenu. Elle peut exiger du candidat qu’il y apporte toute modification requise afin de le rendre conforme aux exigences établies par l’Ordre. Elle envoie ensuite un courriel confirmant la recevabilité de la candidature.

La secrétaire peut refuser un bulletin de présentation qui est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne remplit pas les conditions prescrites. La secrétaire de l’Ordre refuse tout bulletin déposé après le délai du 1er octobre, 16 h. La décision de la secrétaire est définitive.


4. Quels messages électoraux sont permis?

Les renseignements contenus dans le curriculum vitae seront publiés sur le site Web de l’Ordre. Ils constituent les seules communications qui peuvent être transmises aux membres de l’Ordre.

5. Un candidat a-t-il droit à une liste des électeurs de la région électorale où il se présente?

La secrétaire de l’Ordre transmet à chacun des candidats dont la candidature est conforme la liste des électeurs de la région électorale où il se présente. Cette liste contient l’adresse du domicile professionnel des électeurs ainsi que leur adresse de courrier électronique professionnelle établie à leur nom.

6. Jusqu’à quelle date puis-je poser ma candidature?

Un dentiste a jusqu’au 1er octobre, 16 h, pour poser sa candidature.


7. Qu’arrive-t-il si aucun autre candidat ne pose sa candidature à un poste ou si le nombre de candidats équivaut au nombre de postes à pourvoir?

Si le nombre de candidats est inférieur au nombre de postes à pourvoir, tout poste vacant est pourvu par un membre de l’Ordre nommé par le conseil d’administration, à la suite d’un appel de candidatures lancé dans les 30 jours suivant l’élection.

Si le nombre de candidats équivaut au nombre de postes à pourvoir et que le délai fixé pour le dépôt des bulletins de présentation à la secrétaire de l’Ordre est dépassé, celle-ci déclare le ou les candidats immédiatement élus.

8. Qui dois-je aviser pour retirer ma candidature?

Tout candidat peut retirer sa candidature jusqu’au 1er octobre 2018 à 23 h 59 en transmettant un avis écrit à la secrétaire de l’Ordre, Me Caroline Daoust, par courriel à l’adresse elections@odq.qc.ca.

9. Si je pose ma candidature, vais-je faire l’objet d’une vérification par l’Ordre?

Oui. Lorsque la secrétaire reçoit un bulletin de présentation, elle procède aux vérifications suivantes :

  • La personne est dûment inscrite au tableau le 14 septembre 2018 et, à compter de cette date, son droit d’exercer des activités professionnelles n’a pas été limité ou suspendu.
  • La personne a son principal lieu d’exercice professionnel dans la région où elle présente sa candidature. La personne a reçu l’appui de cinq dentistes ayant aussi leur domicile dans la région électorale où la candidature est présentée.
  • La personne a signé l’engagement à respecter le Code de conduite des candidats à une élection à un poste d’administrateur.
  • Le curriculum vitae abrégé est conforme aux règles décrites dans le règlement et joint au bulletin de présentation.
  • La photo est jointe au bulletin de présentation et conforme aux règles décrites dans le bulletin de présentation.
  • Le bulletin de présentation conforme a été reçu en temps opportun, c’est-à-dire avant le 1er octobre 2018, 16 h.
  • Le candidat répond aux critères d’éligibilité pour être administrateur de l’Ordre. (Voir la liste des critères énumérés précédemment.)

    L’administrateur doit être présent aux réunions du conseil d’administration, qui se tiennent minimalement six fois par année, et s’y être préparé. Il doit être présent aux réunions extraordinaires tenues par téléphone ou par d’autres modes de communication et s’y être préparé.

    Il doit être présent à l’assemblée générale des membres et s’impliquer activement dans les activités d’un ou de plusieurs comités de l’Ordre.

    L’administrateur doit respecter les devoirs fondamentaux de respect, d’intégrité, de diligence et de confiance. Il doit adopter un comportement guidé par le respect des intérêts supérieurs de l’Ordre, c’est-à-dire la protection du public, et de la loi.

Exercice du droit de vote


1. De quoi ai-je besoin pour voter?

Le 30 août 2018, dès 9 h, la secrétaire de l’Ordre transmettra, par courriel, un avis d’élection à chacun des membres ayant droit de vote.

Le 9 octobre 2018, le matériel nécessaire pour voter sera transmis par la poste à tous les dentistes selon leur région électorale.

Un dentiste ne peut voter qu’une seule fois. Dès la réception du vote d’un membre, la liste des membres est mise à jour pour indiquer qu’il a exercé son droit de vote.

À noter que le droit de vote est strictement personnel et ne peut en aucun cas s’exercer par procuration.



2. Je n’ai pas reçu mon avis d’élection. Comment puis-je l’obtenir?

Si vous n’avez pas reçu votre avis d’élection malgré le fait que vous êtes un membre inscrit au tableau de l’Ordre et que vous avez votre domicile professionnel dans une des régions du Québec, veuillez communiquer avec nous dans les meilleurs délais afin de vérifier les informations à votre dossier.

L’article 60 du Code des professions impose à tout professionnel de faire connaître au secrétaire de l’Ordre dont il est membre une adresse de courrier électronique établie à son nom.




3. Qui est inscrit sur la liste des membres ayant le droit de vote?

Le secrétaire de l’Ordre établit la liste des membres ayant droit de vote. Seules peuvent voter les personnes qui sont membres de l’Ordre le 45e jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin, soit le vendredi 14 septembre 2018, et qui le demeurent durant le processus électoral.

De cette façon, les membres faisant l’objet d’une radiation exécutoire entre le 14 septembre 2018 et la clôture du scrutin, le lundi 29 octobre 2018 à 18 h, ne sont pas habiles à voter et ne sont pas inscrits sur la liste électorale.



4. Suis-je obligé de voter?

Non. Le vote aux élections de l’Ordre ne fait pas partie de vos obligations professionnelles. Cependant, l’Ordre des dentistes vous encourage fortement à exercer votre droit de vote.



5. Comment fonctionne le vote par correspondance?

Dès le 9 octobre 2018, la secrétaire de l’Ordre transmettra par la poste aux membres inscrits sur la liste électorale un bulletin de vote, les enveloppes nécessaires à l’élection et la procédure pour voter. Voici les étapes :

  1. Votez au moyen d’une indication claire en faveur du candidat de votre choix sur le bulletin de vote. Les détails des motifs du rejet d’un vote sont précisés dans la procédure que vous recevrez avec le matériel pour voter.
  2. Une fois le vote inscrit sur le bulletin, insérez ce dernier dans l’enveloppe identifiée « Bulletin de vote – Administrateur ». Il est important que cette enveloppe ne porte aucune indication permettant de vous identifier, sinon votre vote sera rejeté au moment du dépouillement.
  3. Placez ensuite l’enveloppe scellée contenant votre bulletin de vote dans celle identifiée « Élection ». Il est important de ne pas altérer l’étiquette qui permet de vous identifier. C’est cette enveloppe qui fait foi que vous êtes bien inscrit sur la liste électorale et qui vous permet d’exercer votre droit de vote. Une enveloppe ne permettant pas d’identifier l’électeur ne pourra être considérée et sera détruite sans être ouverte.
  4. Apposez un timbre sur l’enveloppe « Élection » et postez-la pour qu’elle soit oblitérée au plus tard le 29 octobre 2018. Après cette date, les enveloppes reçues seront détruites sans être ouvertes.




6. Comment m’assurer que le bulletin de vote que j’ai transmis a bien été reçu?

En appelant à l’Ordre, on pourra vous confirmer que votre enveloppe « Élection » a bien été reçue et que vous avez exercé votre droit de vote.