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Sous l’autorité de la directrice du Fonds d’assurance, la personne titulaire du poste participe à la coordination et au fonctionnement efficient de l’ensemble des opérations du Fonds et de son Comité d’audit et de placements. 

À ce titre, elle élabore et gère les mécanismes permettant la planification et le suivi des nombreux dossiers et activités reliés au Comité d’audit et de placements.  Par ailleurs, elle travaille étroitement avec la directrice du Fonds afin d’assurer le respect des règles de conformité applicables. Finalement, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations nécessaires à la bonne marche du Fonds.

Responsabilités

  • Assurer la logistique d’organisation des réunions, telles que le Comité d’audit et de placements et toutes autres comités ou réunions sous la responsabilité du Fonds d’assurance;
  • Préparer les avis de convocation et les ordres du jour des réunions du Comité d’audit et de placements;
  • Coordonner la préparation des documents pour les réunions du Comité d’audit et de placements;
  • Effectuer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux, les listes de suivis, les lettres et autres documents;
  • Gérer et classer la documentation pertinente aux réunions du Comité d’audit et de placements aussi bien que celle relative à la conformité du Fonds;
  • Responsable du suivi des jetons de présence des membres des comités relevant du Fonds;
  • Assurer le suivi des correspondances et délais avec l’AMF.
  • Gérer et faire le suivi du calendrier corporatif et l’agenda de la directrice;
  • Tenir à jour les tableaux de bord de la direction;
  • Préparer les rapports d’activités à la demande de la directrice;
  • Concevoir, en collaboration avec les différents intervenants internes et externes, des documents pour la directrice.
  • Gérer les achats et les livraisons de certains fournisseurs du fonds.
  • Lors de la période de souscription, collaborer avec l’équipe pour l’émission des certificats d’assurance et les historiques de sinistre;
  • Soutenir l’équipe des sinistres lorsque requis;
  • Participer à l’organisation de diverses activités de prévention;
  • Collaborer aux audits de fins d’année;
  • Toutes autres tâches connexes pour le bon fonctionnement du Fonds.

Exigences du poste

  • Diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline appropriée;
  • 5 années et plus d’expérience;
  • Expérience en préparation, coordination et suivi de réunions de comité, incluant la rédaction de procès-verbaux;
  • Excellente maîtrise des outils de la suite MS Office;
  • Excellent français parlé et écrit;
  • Connaissance des ordres professionnels (un atout).

Compétences et habiletés requises

  • Faire preuve de discrétion, de loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité;
  • Excellentes capacités rédactionnelles et esprit de synthèse;
  • Excellentes capacités d’organisation, de gestion administrative et du respect des priorités;
  • Forte approche service à la clientèle, autonomie, polyvalence et doté d’un esprit d’équipe propre à une entreprise de petite taille;
  • Forte compétence communicationnelle (écoute, tact, diplomatie);
  • Personne rigoureuse, organisée et autonome;
  • Capacité à travailler sous pression.

Conditions de travail

  • Poste à temps plein (heures de bureau habituelles, du lundi au vendredi), en formule hybride (présence et télétravail) selon les politiques en vigueur à l’Ordre;
  • Assurances collectives et régime de retraite payés par l’employeur;
  • Horaire d’été;
  • Environnement de travail moderne et agréable;
  • Opportunité de développement professionnel.

Toutes les candidatures seront traitées d’une façon strictement confidentielle. Les personnes intéressées doivent faire parvenir, au plus tard le 24 mai 2024 à midi, une lettre, précisant leur intérêt, accompagnée de leur curriculum vitae à l’attention de Madame Samira Benamara, technicienne aux ressources humaines au [email protected]

L’Ordre des dentistes du Québec remercie toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, il ne communiquera qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.

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