Structure politique - Mandats

Conseil d'administration

Le conseil d'administration de l’Ordre des dentistes du Québec est constitué de 16 administrateurs, dont le président, 11 membres élus et quatre administrateurs nommés par l’Office des professions du Québec. Le conseil d'administration est chargé de l’administration générale des affaires de l’Ordre et a pour mandat de veiller à l’application des dispositions du Code des professions et des règlements. Il exerce tous les droits, pouvoirs et prérogatives de l’Ordre, sauf ceux qui sont du ressort des membres de l’Ordre réunis en assemblée générale.

Comité exécutif

Le comité exécutif de l’Ordre des dentistes du Québec est composé de cinq membres élus parmi les membres du conseil d'administration : le président de l’Ordre, le vice-président, deux membres et un des administrateurs nommés par l’Office des professions du Québec. Le comité exécutif s’occupe de l’administration courante des affaires de l’Ordre et peut exercer tous les pouvoirs que le conseil d'administration lui délègue.

Assemblée générale annuelle

L’Ordre tient une assemblée générale annuelle au cours de laquelle le président présente son rapport d’activités pour l’année en cours. Les membres en assemblée approuvent les états financiers et élisent les vérificateurs chargés de vérifier les livres et les comptes.

Les comités

Outre les directions et les services, l’Ordre dispose de comités permanents, qui sont notamment prévus dans le Code des professions, et de comités statutaires pour s’acquitter de ses fonctions. Voici les mandats de ces comités.

Comité consultatif des élections

Le comité consultatif des élections a pour mandat de répondre aux interrogations du secrétaire d’élections sur le processus électoral. Le comité est composé de trois membres désignés par le conseil d’administration. 

Comité d'admission

Agissant en vertu d’une délégation du conseil d’administration, le comité d’admission examine et décide des candidatures à l’exercice de la profession.

Comité d’audit et de placements du Fonds d’assurance responsabilité professionnelle

Le mandat du comité a été défini de la façon suivante :
  • Voir au respect des obligations du Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle (Fonds) en matière de saines pratiques commerciales, comptables et financières.
  • S’assurer de l’indépendance de l’auditeur externe et de l’actuaire désigné, de leurs pratiques et de leur politique interne en matière de contrôle de la qualité.
  • Faire examiner par l’auditeur externe les politiques comptables et les systèmes de contrôles internes et d’information de gestion lors de l’audit annuel.
  • Prendre connaissance de toute correspondance importante entre l’auditeur externe et la haute direction à l’égard des constats d’audit, et ce, conformément aux principes comptables généralement reconnus en vigueur au Canada.
  • S’assurer de la mise en application et du suivi des politiques de gestion des fonds propres et de simulations de crise et en rendre compte au conseil d’administration.
  • En regard de la politique de placement :
    • recommander au conseil d’administration l’approbation de la politique de placement;
    • réviser annuellement ou au besoin la politique de placement en vue de l’examen annuel que doit en faire le conseil d’administration;
    • voir à l’appariement des placements et des obligations légales du fonds;
    • évaluer le rendement des placements et voir à la conformité des portefeuilles de placement;
    • évaluer la performance du ou des gestionnaires de portefeuilles de placement;
    • recommander au conseil d’administration de retenir, au besoin, les services de conseillers;
    • recommander au conseil d’administration un ou plusieurs gestionnaires externes de portefeuilles de placement et un gardien des valeurs, ainsi que les conditions de leurs contrats respectifs de gestion ou de garde, au besoin;
    • rendre compte au conseil d’administration de ses activités à chaque réunion et soumettre ses recommandations au conseil d’administration;
    • procéder à l’analyse des rapports trimestriels du ou des gestionnaires professionnels de portefeuilles de placement.
    • Évaluer annuellement les performances (les compétences et les ressources) :
      • de l’auditeur externe et de l’actuaire désigné du fonds et leurs honoraires;
      • du ou des gestionnaires de portefeuilles de placement et du gardien des valeurs du fonds et leurs honoraires.
  • Examiner les états financiers annuels vérifiés avant qu’ils ne soient soumis au conseil d’administration et, le cas échéant, faire rectifier tout renseignement inexact.
  • S’assurer de la qualité et de la conformité des états financiers.
  • Recevoir et examiner les états financiers trimestriels.
  • S’assurer que les données financières du P&C sont conformes à celles des états financiers.
  • Recommander au conseil d’administration le budget d’exploitation de l’année à venir et voir à l’application d’un système adéquat de contrôles internes.
  • Obtenir les budgets d’honoraires des auditeurs et de l’actuaire désigné et présenter une recommandation au conseil d’administration.
  • Recevoir, discuter et approuver les rapports de l’auditeur externe et de l’actuaire désigné aux fins de recommandation de leur adoption par le conseil d’administration.
  • Rencontrer l’auditeur externe et l’actuaire désigné chaque année afin de préciser le cadre de leurs mandats respectifs.

Comité d'audit

Le mandat du comité d’audit a été défini de la façon suivante :

  • assurer une surveillance efficace des activités financières de l’Ordre des dentistes du Québec et identifier les risques de pertes auxquels il s’expose;
  • revoir les comptes de dépenses du président, de la directrice générale et des directeurs;
  • examiner les contrats contenant des engagements financiers supérieurs à 150 000 $;
  • donner des avis au conseil d’administration et conseiller la direction sur la substance et la présentation de l’information financière;
  • veiller au respect et à l’efficacité des mécanismes de contrôle interne;
  • identifier les principaux risques auxquels l’Ordre est exposé, y compris les risques liés à la sécurité de l’information, s’assurer que des techniques appropriées de gestion des risques sont mises en place et veiller à une gestion intégrée des risques;
  • définir, aux fins de recommandation, le taux annuel d’augmentation des salaires;
  • examiner les prévisions budgétaires annuelles, s’assurer que les orientations prises par le conseil d’administration sont respectées et faire les recommandations appropriées au conseil d’administration;
  • étudier l’évolution des dépenses sur une base trimestrielle en fonction des prévisions budgétaires et faire rapport au conseil d’administration;
  • recommander la désignation de l’auditeur externe au conseil d’administration, pour une recommandation finale à l’assemblée générale des membres;
  • réviser et approuver le coût estimatif de l’audit externe et des services d’expertise requis en comptabilité;
  • s’assurer de l’indépendance de l’auditeur externe;
  • réviser et analyser, de concert avec le directeur général et secrétaire, le directeur des finances et l’auditeur externe, les états financiers annuels audités et en recommander l’approbation au conseil d’administration;
  • s’assurer que les surplus réservés sont investis en conformité avec la politique de placements de l’Ordre;
  • procéder à la révision des politiques propres à son mandat;
  • exécuter les autres mandats que lui confie le conseil d’administration.

Comité d'enquête à l'éthique et à la déontologie

Le comité d’enquête à l’éthique et à la déontologie est formé au sein de l’Ordre aux fins d’examiner et d’enquêter sur toute information reçue relativement à un manquement aux normes d’éthique et de déontologie par un administrateur.

Comité d’examens et d’agréments dentaires

Le mandat du comité d’examens et d’agréments dentaires a été défini de la façon suivante :

  • Inciter tous les centres hospitaliers à se doter d’un service ou d'un département dentaire bien structuré.
  • Inciter les centres hospitaliers ayant un service ou un département dentaire à le faire agréer par l’Ordre.
  • Établir les normes et les critères nécessaires à l’agrément d’un service ou d'un département dentaire hospitalier.
  • Procéder à l’étude des dossiers des dentistes soumettant leur candidature pour effectuer un stage en résidence multidisciplinaire et adresser les recommandations utiles au conseil d'administration ou au comité exécutif.
  • Examiner la compétence de toute personne qui fait une demande pour obtenir un certificat de spécialiste et faire les recommandations utiles aux instances appropriées.
  • Évaluer les demandes des candidats étrangers en vue d’une reconnaissance de diplôme ou de formation.
  • Organiser l'examen et l'épreuve prescrits par le conseil d'administration, en fixer les dates, l’heure, l’endroit et en aviser les candidats.
  • Compiler les résultats de chaque candidat, les conserver et faire les recommandations pertinentes au conseil d'administration.

Comité d’inspection professionnelle

Le mandat du comité d’inspection professionnelle s’inscrit à l’intérieur de la fonction principale de l’Ordre, soit la protection du public. De façon plus précise, le mandat du comité a été défini par le conseil d'administration, conformément à la loi dans ce domaine, de la façon suivante :

  • Définir les objectifs de l’inspection professionnelle à court, moyen et long terme.
  • Suggérer un programme et un mode de sélection des cabinets de généralistes et spécialistes à visiter et en assurer la réalisation.
  • Informer tous les dentistes des lacunes relevées lors de la visite relative au programme de surveillance générale et les inciter à les corriger, le cas échéant.
  • Établir des priorités quant à la sélection des bureaux à visiter en tenant compte des objectifs stratégiques déterminés par le conseil d'administration ou par le comité exécutif.
  • Codifier les lacunes les plus souvent relevées.
  • Évaluer les ressources humaines et financières nécessaires pour réaliser ce mandat.

Comité de décision en matière d'assurance de la responsabilité professionnelle

Le comité de décision aura pour mandat de traiter les déclarations de sinistre de nature à mettre en jeu la garantie prévue par les contrats d’assurance émis par le Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle, selon la procédure et les règles que le comité aura adoptées.

De plus, le comité pourrait être appelé à élaborer la procédure relative au traitement des déclarations de sinistre à être intégrée au contrat d’assurance et un programme visant la prévention des sinistres.

Comité de gouvernance

Le comité de gouvernance a pour mandat d’effectuer en continu la vigie des meilleures pratiques de gouvernance, principalement celles qui s’appliquent aux ordres professionnels, et de formuler des recommandations au conseil d’administration pour leur application efficace.

Sous réserve des fonctions et des responsabilités qui incombent au conseil d’administration, le mandat du comité de gouvernance a été défini de la façon suivante :

  • réviser les règlements, les politiques relatives à la gouvernance et les codes, y compris le code d’éthique et de déontologie des administrateurs et celui des membres de comités;
  • s’assurer de la révision des différentes politiques de l’Ordre des dentistes du Québec par les instances qui en sont responsables;
  • interpréter, rédiger et tenir à jour les processus de gouvernance;
  • revoir périodiquement la composition des comités et groupes de travail ainsi que la définition de leur mandat;
  • procéder à l’évaluation de la performance du conseil d’administration, des comités et de leurs membres;
  • revoir au besoin le processus de mise en candidature des comités;
  • revoir le processus d’accueil des nouveaux administrateurs ainsi que le modèle de rémunération et le programme de formation des administrateurs;
  • passer en revue l’allocation du président du conseil et en recommander l’approbation au conseil d’administration;
  • voir à la planification de la relève au sein du conseil d’administration et des comités;
  • identifier et surveiller certaines catégories de risques, dont les risques réputationnels et de gouvernance.

Le comité exécute les autres mandats que lui confie le conseil d’administration.

Comité de la formation des dentistes

Le comité de la formation des dentistes est un comité consultatif ayant pour mandat d’examiner, dans le respect des compétences respectives et complémentaires de l’Ordre, des établissements d’enseignement universitaire et du ministère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, les questions relatives à la qualité de la formation des dentistes. Par qualité de la formation, on entend l’adéquation de la formation aux compétences professionnelles à acquérir pour exercer la profession de dentiste. La durée du mandat est de trois ans.

Comité de planification stratégique

Le comité de planification stratégique a pour mandat de développer, de concert avec la direction générale et les diverses directions de l’Ordre des dentistes du Québec, le plan stratégique, lequel comprend les enjeux de communication, en vue d’en faire la recommandation au conseil d’administration. Le cas échéant, le comité proposera au conseil d’administration des modifications à apporter aux orientations et aux objectifs stratégiques adoptés. Le comité effectuera également un suivi du déploiement du plan stratégique, comprenant le plan stratégique de communication, et des objectifs poursuivis.

Comité de révision

Le comité de révision a été créé lors de la réforme du Code des professions, en 1994. Il a pour fonction de donner à toute personne qui le lui réclame, et qui avait demandé au syndic la tenue d’une enquête, un avis relativement à la décision du syndic ou d'un syndic adjoint de ne pas porter plainte.

Le comité de révision, après avoir pris connaissance de l’ensemble du dossier et des pièces transmis par le syndic ou le syndic adjoint, devra rendre son avis par écrit dans les 90 jours de la demande d’avis à cet effet (art. 123.4).

Selon l’article 123.5, le comité de révision peut, dans son avis :

  • Conclure qu'il n'y a pas lieu de porter plainte devant le conseil de discipline.
  • Suggérer au syndic ou au syndic adjoint ou correspondant de compléter son enquête.
  • Suggérer de référer le dossier au comité d’inspection professionnelle.
  • Conclure qu'il y a lieu de porter plainte devant le conseil de discipline et suggérer le nom de la personne qui peut porter plainte.

Comité de sélection du Prix Hommage

Le comité de sélection du Prix Hommage de l'Ordre des dentistes du Québec est composé de trois membres élus par les membres du conseil d'administration. Le comité procède annuellement à l'appel et à l'étude des candidatures en vue de la remise du Prix Hommage.

Ce prix vise à reconnaître l'apport exceptionnel d'un membre de l'Ordre au développement de la profession, en lien avec le mandat de promotion de la santé buccodentaire et de protection du public confié à l'Ordre. Il est décerné annuellement lors de la Soirée Hommage tenue dans le cadre des Journées dentaires internationales du Québec.

Comité des jeunes membres de l'Ordre des dentistes du Québec

Le comité des jeunes membres a pour but d'encourager les nouveaux diplômés à oeuvrer au sein de leur ordre professionnel. Le mandat de ce comité a été défini de la façon suivante :

  • Formuler des avis sur divers sujets liés à la mission de l'Ordre des dentistes du Québec.
  • Participer activement à la recherche de solutions concernant, notamment, les enjeux qui touchent les jeunes dentistes du Québec.
  • Proposer des activités pouvant faciliter l'intégration des jeunes à la profession.
  • Échanger de l'information relativement au fonctionnement de l'Ordre des dentistes du Québec et aux services offerts.
  • Soumettre des recommandations au conseil d'administration.

Comité des ressources humaines

Le comité des ressources humaines a pour mandat d’assister le conseil d’administration de l’Ordre des dentistes du Québec dans la mise en place et la révision des politiques et des normes afin d’assurer une gestion des ressources humaines efficace et mobilisatrice.

Sous réserve des fonctions et des responsabilités qui incombent au conseil d’administration, le mandat du comité des ressources humaines a été défini de la façon suivante :

  • procéder à l’examen des candidatures reçues pour les nominations des membres des comités de l’Ordre, à l’exception des comités composés presque exclusivement d’administrateurs, en vue d’en faire la recommandation au conseil d’administration;
  • conseiller, au besoin, le directeur général dans l’exercice de ses responsabilités relatives à l’embauche, à l’évaluation, à la rémunération et à la planification de la relève;
  • agir, au besoin, à titre de comité de sélection pour l’embauche de certains cadres (en l’occurrence le syndic, les syndics adjoints, le directeur des services professionnels, le directeur général adjoint et le directeur du Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle de l’Ordre des dentistes du Québec) et faire des recommandations au conseil d’administration;
  • revoir et recommander, au besoin, des modifications importantes à la structure organisationnelle des directions (notamment, les descriptions des fonctions et les liens hiérarchiques au sein de l’équipe de direction);
  • conseiller le directeur général eu égard au processus de nomination des autres membres de l’équipe de direction.

Sous réserve des fonctions et des responsabilités qui incombent au directeur général, le comité doit procéder, une fois l’an, à l’évaluation des risques liés aux ressources humaines et s’enquérir de l’état des relations de travail.

Le cas échéant, l’examen des candidatures et les entrevues pour l’obtention d’un poste à l’Ordre devront être confiés à un comité ad hoc formé par le conseil d’administration, et ce, dès qu’un membre du comité des ressources humaines manifeste son intention d’y postuler.


Comité du développement de l'exercice de la médecine dentaire

Le mandat du comité consiste à :

  • favoriser le maintien des compétences et le développement des connaissances des membres de l’Ordre des dentistes du Québec (l’Ordre);
  • susciter l’intérêt des membres de l’Ordre pour la formation dentaire continue;
  • permettre aux dentistes d’adapter leurs soins au rythme de l’évolution des connaissances;
  • favoriser l’accès à la formation dentaire continue pour l’ensemble des membres de l’Ordre;
  • s’assurer que la Politique de formation dentaire continue et, éventuellement, le règlement répondent aux besoins des dentistes et de la population.

Dans l’accomplissement de ce mandat, le comité assure notamment :
  • l’élaboration du programme scientifique et la logistique des JDIQ;
  • la recommandation des conférences pour la tournée annuelle de l’Ordre des dentistes du Québec;
  • la mise en place et le suivi de la Politique de formation dentaire continue et, éventuellement, du règlement;
  • la mise sur pied de formations que l’Ordre pourrait demander de temps à autre.

Comité mixte Ordre des dentistes du Québec – Collège des médecins du Québec

Le mandat du comité mixte a été défini de la façon suivante :

  • favoriser le dialogue entre les deux ordres professionnels sur des dossiers d’intérêt commun, notamment sur les questions relatives au partage des activités;
  • formuler des suggestions sur la façon dont les organismes parrains peuvent travailler en concertation;
  • suggérer des actions pour prévenir les différends ou concilier les points de vue, et ce, dans l’intérêt du public québécois;
  • fournir des avis sur des projets de guides, de normes ou de règlements;
  • suggérer au conseil d’administration des deux ordres l’élaboration d’outils communs de pratique.

Le comité mixte est formé de trois membres, dont deux administrateurs élus et la directrice générale et secrétaire de l’Ordre des dentistes du Québec.

Conseil de conciliation et d’arbitrage des comptes

Ce conseil agit conformément aux dispositions du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des dentistes. Il décide des différends entre toute personne et un dentiste relativement au montant d’un compte pour services professionnels.

Conseil de discipline

Le conseil de discipline a pour mandat d’entendre toute plainte formulée par le syndic, le syndic adjoint ou par toute autre personne concernant un dentiste à la suite d’une infraction relative au Code des professions, à la Loi sur les dentistes, au Code de déontologie des dentistes ou aux règlements adoptés en vertu de ces lois. Le conseil de discipline est formé d’un président, avocat désigné par le gouvernement, et de 31 dentistes nommés par le conseil d'administration. Le conseil siège par division composée de trois membres, soit le président et deux dentistes.