Responsable adjoint.e – admission et services aux membres

L’Ordre des dentistes du Québec procède au recrutement d’un.e responsable adjoint.e – admission et services aux membres afin d’assister l’équipe de la Direction de l’admission, du tableau, de l’exercice en société, des services juridiques, des greffes et des technologies de l’information.

Description

Sous l’autorité de la directrice générale adjointe et secrétaire adjointe, le titulaire du poste a pour principales fonctions de collaborer avec la coordonnatrice à l’admission et la responsable des services aux membres relativement à la gestion des processus d’admission de nouveaux candidats à l’exercice de la médecine dentaire au Québec, d’inscription annuelle des membres au Tableau de l’Ordre et d’inscription des étudiants au Registre de l’Ordre. Il veille également à la préparation de documents nécessaires aux activités de différents comités et autres directions de l’Ordre, à la préparation de divers formulaires et lettres requis par les membres ainsi qu’à la tenue et à la mise à jour en continu du Tableau des membres.

Tâches et responsabilités

Admission

• Collaborer à la gestion des demandes de candidats pour la délivrance de permis, de certificat de spécialiste, de reconnaissance d’équivalence ou autres.
• Collaborer à la préparation des dossiers, ordres du jour et procès-verbaux des réunions des comités d’admission, d’examens et d’agréments dentaires et de révision.
• Préparer les dossiers des nouveaux diplômés et nouveaux membres.
• Assurer la transmission de tous les documents découlant des activités d’admission, dont les permis de pratique, engagements solennels, certificats de spécialiste et autres.
• Préparer les demandes de facturation relatives aux frais devant être acquittés par les candidats et nouveaux membres.
• Collaborer à la planification et participation aux séances d’assermentation individuelle et cérémonies de prestation collective de serment.
• Collaborer à la gestion du processus d’inscription des étudiants au Registre de l’Ordre, incluant la participation aux présentations destinées aux étudiants, la préparation et le traitement des demandes, la facturation, les reçus, cartes d’étudiants et autres.
• Effectuer la saisie de données au Registre des étudiants de l’Ordre.
• Maintenir à jour les données statistiques, tableaux et rapports en lien avec les activités d’admission.
• Procéder à la tenue et au classement de dossiers selon les normes établies par l’Ordre.
• Remplacer la coordonnatrice à l’admission en son absence.

Services aux membres

• Répondre aux demandes provenant des membres, d’autres directions de l’Ordre et de divers organismes externes, dont la RAMQ.
• Tenir à jour, en continu, le Tableau des membres de l’Ordre en effectuant au quotidien tous les changements, la saisie de données ainsi que les suivis afférents.
• Collaborer à la gestion du processus d’inscription annuelle des membres.
• Collaborer avec la direction du Fonds d’assurance responsabilité professionnelle de l’Ordre relativement à la souscription des membres à l’assurance responsabilité professionnelle.
• Préparer les formulaires et lettres requis par les membres et autres directions de l’Ordre.
• Maintenir à jour les données statistiques, tableaux et rapports en lien avec le Tableau des membres. Procéder à la tenue et au classement de dossiers selon les normes établies par l’Ordre.
• Procéder à la tenue et au classement de dossiers selon les normes établies par l’Ordre.
• Remplacer la responsable des services aux membres en son absence.

Exigences du poste

• DEC en techniques juridiques ou en administration, ou expérience équivalente.
• Expérience au sein d’un ordre professionnel serait un atout.
• Bilinguisme: Maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.
• Excellentes capacités communicationnelles et expériences diversifiées avec la clientèle.
• Maîtrise des logiciels MS Office.

Expérience

• 3 années et plus d’expérience dans un poste similaire.

Aptitudes

• Posséder un excellent sens de l’organisation et des responsabilités.
• Être polyvalent, capacité à prioriser et à gérer son temps et ses activités de manière rigoureuse et efficace.
• Posséder un bon sens d’initiative et d’autonomie.
• Avoir un bon esprit d’équipe.
• Faire preuve de discrétion, de loyauté et de capacité à gérer l’information en toute confidentialité.

Conditions de travail

• Poste à temps plein en formule hybride (présence et télétravail) selon les politiques en vigueur à l’Ordre;
• Équilibre de travail et vie personnelle;
• Assurances collectives et régime de retraite payés par l’employeur;
• Vacances avantageuses, congés rémunérés pendant la période des fêtes et horaire estival;
• Opportunité de développement professionnel;
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• Télémédecine.

Des questions?

• [email protected]
• 514 875-8511, poste 2221