Adjoint.e administratif.ve à la direction

Le Fonds d’assurance-responsabilité professionnelle de l’Ordre des dentistes du Québec (FARPODQ) procède au recrutement d’un.e adjoint.e administratif.ve à la direction afin de soutenir sa directrice et de contribuer au bon fonctionnement administratif, organisationnel et réglementaire du Fonds et de ses comités.

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice du FARPODQ, la personne titulaire du poste contribue activement au bon fonctionnement administratif, organisationnel et réglementaire du FARPODQ et de ses comités.

Elle assure la préparation des séances des comités et soutient la direction dans la préparation des dossiers de gouvernance. Elle exerce un niveau d’autonomie élevé dans l’organisation, le suivi des dossiers et la préparation des documents.

Elle contribue également au respect des obligations réglementaires et au maintien des mécanismes de conformité du Fonds.

Responsabilités

Gouvernance, comités et conformité

• Assure la préparation complète des rencontres (documentation, convocations, logistique, suivis), notamment celles du Comité d’audit et de placements ainsi que du Comité de décision en matière d’assurance responsabilité professionnelle.
• Prépare les avis de convocation, les ordres du jour et la documentation requise; effectue les suivis nécessaires auprès des intervenant.e.s internes et externes afin de recueillir et organiser l’information.
• Participe à la rédaction de notes de direction, de résumés exécutifs et de documents de présentation à partir de rapports techniques, en assurant une synthèse claire et structurée selon les gabarits établis.
• Rédige les procès-verbaux et assure les suivis découlant des rencontres.
• Assure le suivi des échéanciers et des obligations réglementaires auprès des instances concernées, notamment l’Autorité des marchés financiers.
• Contribue au maintien de la gestion documentaire et des mécanismes de conformité du Fonds.

Soutien à la direction

• Assure la gestion du calendrier corporatif et de l’agenda de la directrice.
• Conçoit, met en forme et révise divers documents administratifs et de gouvernance.
• Prépare des tableaux de bord, rapports d’activités et synthèses à la demande de la direction, en effectuant les recherches nécessaires.

Accès à l’information

• Effectue le suivi des demandes d’accès à l’information et des demandes de vérification d’antécédents professionnels.
• Prépare la documentation et les projets de réponse en collaboration avec les intervenant.e.s concerné.e.s.

Soutien aux opérations du Fonds

• Gère certains achats et relations avec les fournisseurs.
• Soutient les équipes de la souscription et des sinistres lorsque requis.
• Collabore aux audits de fin d’année et à la préparation de la documentation requise.
• Effectue toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du Fonds.

Exigences du poste

• DEC en techniques juridiques ou toute autre formation combinée à une expérience de travail pertinente
• Avoir minimalement entre 6 et 9 années d’expérience professionnelle dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise du français (écrit et oral)
• Expérience en rédaction de rapports, résumés exécutifs ou documents de gouvernance, incluant la synthèse d’informations techniques
• Excellente maîtrise de la suite Office
• Connaissance et compréhension adéquates des concepts juridiques, des placements, des assurances et des marchés financiers (atout)

Aptitudes

• Autonomie et sens de l’initiative
• Analyse et esprit de synthèse
• Capacités de rédaction
• Gestion du temps et des priorités
• Rigueur et sens du détail
• Communication efficace
• Travail d’équipe et collaboration
• Discrétion et sens élevé de la confidentialité

Conditions de travail

• Poste à temps plein en formule hybride (présence et télétravail) selon les politiques en vigueur à l’Ordre;
• Équilibre travail et vie personnelle;
• Assurances collectives et régime de retraite payés par l’employeur;
• Vacances avantageuses, congés rémunérés pendant la période des fêtes et horaire estival;
• Cotisation professionnelle et assurance professionnelle payées;
• Opportunité de développement professionnel;
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• Télémédecine.

Des questions?

• [email protected]
• 514 875-8511, poste 2326