Agent.e administratif.ve (poste temporaire – 12 mois)

Description

Sous l’autorité de la directrice adjointe à la gestion des enquêtes et conseillère juridique principale, l’agent.e administratif.ve exerce des fonctions de soutien administratif et de secrétariat afin de soutenir les activités du Bureau du syndic. Il procède à la numérisation et à l’envoi de divers documents.

Tâches et responsabilités

• Préparer et transmettre les documents originaux aux dentistes et, le cas échéant, au demandeur d’enquête, lorsque le dossier d’enquête est fermé;
• Vérifier et comparer les documents originaux et les entrées informatiques de ces mêmes documents dans le module des enquêtes du logiciel de gestion de l’Ordre (Platine);
• Lorsque requis, numériser les documents et procéder à la mise à jour des entrées informatiques;
• Communiquer au besoin avec le dentiste ou, le cas échéant, le personnel administratif d’une clinique dentaire pour l’adresse de l’envoi;
• Préparer la correspondance connexe à l’envoi des documents;
• Archiver les dossiers d’enquêtes selon la procédure établie;
• Assurer le traitement des demandes d’accès à des dossiers dentaires de patients dont la Secrétaire de l’Ordre a la garde provisoire;
• Distribuer la correspondance entrant du département;
• Fournir le soutien administratif et de secrétariat à la directrice adjointe à la gestion des enquêtes et conseillère juridique principale, au Syndic et syndics adjoints;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences du poste

• DEP en secrétariat;
• Maîtriser le français et l’anglais dans ses communications orales et écrites;
• Être très à l’aise dans ses communications avec le public (aisance, ton et vocabulaire);
• Maîtriser la suite MS Office;
• Ce poste exige une présence au bureau.

Expérience

• 1 année et plus d’expérience pertinente

Aptitudes

• Posséder un bon sens de l’organisation et des responsabilités;
• Faire preuve de discrétion, de loyauté et grande capacité à gérer l’information en toute confidentialité;
• Faire preuve de beaucoup de minutie et de rigueur;
• Avoir un bon esprit d’équipe et de jugement;
• Démontrer un esprit d’initiative et une grande autonomie;
• Communication orale.

Conditions de travail

• Poste temporaire à temps plein (en présentiel);
• Horaire flexible;
• Horaire d’été allégé;
• Congés rémunérés pendant la période des fêtes;
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• Télémédecine;
• Des activités sociales organisées par le comité social.

Des questions?

• [email protected]
• 514 875-8511, poste 2221