Coordonnateur.trice des JDIQ – Programme et conférences

L’Ordre des dentistes du Québec recrute un.e coordonnateur.trice des Journées dentaires internationales du Québec (programme et conférences) afin de contribuer à l’organisation et au succès de son congrès annuel.

Description

Sous l’autorité de la directrice adjointe des Journées dentaires internationales du Québec (JDIQ), la personne titulaire du poste assure la planification, la coordination, la réalisation et l’amélioration continue du programme de formation du congrès annuel.

Elle coordonne l’ensemble des activités liées au programme, aux conférenciers ainsi qu’aux partenaires et commanditaires associés aux activités de formation. En collaboration avec le comité des JDIQ, les équipes internes et les différents partenaires et fournisseurs, elle veille au respect des échéanciers, des engagements, ainsi qu’à la qualité des opérations.

Grâce à son expertise en gestion événementielle, elle agit comme personne-ressource pour les ateliers et les conférences des JDIQ.

Principales responsabilités

Planification et coordination du programme

• Participer à la planification stratégique et opérationnelle du programme de formation des JDIQ, en collaboration avec la direction et le comité des JDIQ.
• Coordonner la mise en œuvre des ateliers, des conférences, des formations commanditées et des autres activités de formation, de leur planification jusqu’à leur réalisation lors des JDIQ.
• Élaborer et assurer le suivi des échéanciers et des besoins opérationnels liés au programme.
• Coordonner les parties prenantes internes et externes impliquées dans la mise en œuvre des activités de formation.
• Anticiper les enjeux opérationnels, gérer les situations imprévues et recommander des solutions favorisant l’atteinte des objectifs du congrès.

Gestion des conférenciers

• Coordonner l’ensemble du parcours des conférenciers, de leur intégration au programme jusqu’au suivi après le congrès.
• Agir comme principale personne-ressource auprès des conférenciers et veiller à leur offrir une expérience de qualité.
• Assurer la coordination des ententes, des communications ainsi que des besoins administratifs, techniques et logistiques.
• Veiller au respect des engagements contractuels, des politiques et des échéanciers.
• Participer à la résolution des enjeux opérationnels liés à la participation des conférenciers.

Partenariats et commandites

• Participer au développement et au déploiement des stratégies de partenariat et de visibilité liées au programme de formation.
• Coordonner la mise en œuvre des ententes de commandite et assurer le suivi des engagements et des livrables.
• Agir comme personne de liaison entre les partenaires, les commanditaires, les fournisseurs et les équipes internes.
• Contribuer au développement, à la fidélisation et au renouvellement des partenariats stratégiques.

Suivi budgétaire et amélioration continue

• Participer à l’élaboration et au suivi des budgets associés aux activités sous sa responsabilité.
• Veiller à la qualité et à l’actualisation des données diffusées dans les différents outils et plateformes du congrès.
• Produire les données nécessaires aux analyses financières, rapports et bilans de la direction.
• Identifier des occasions d’optimiser les processus, les coûts et l’expérience des différentes parties prenantes.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales en communications ou dans un autre domaine connexe.
• Avoir au moins trois (3) années d’expérience professionnelle dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin d’assurer les communications régulières avec des conférenciers, partenaires et interlocuteurs anglophones des JDIQ.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Expérience pertinente en coordination d’événements.
• Être très à l’aise dans ses communications avec le public et dans la gestion de demandes conflictuelles.

Aptitudes

• Capacités de planification, d’organisation et de coordination.
• Habileté à gérer plusieurs projets, priorités et parties prenantes.
• Sens élevé des responsabilités, de l’autonomie et du suivi.
• Excellentes habiletés relationnelles.
• Créativité.
• Souci de la qualité et orientation vers l’expérience client.
• Esprit d’équipe.

Conditions de travail

• Poste à temps plein en formule hybride (présence et télétravail) selon les politiques en vigueur à l’Ordre;
• Équilibre entre le travail et la vie personnelle;
• Assurances collectives et régime de retraite payés par l’employeur;
• Vacances avantageuses, congés rémunérés pendant la période des fêtes et horaire estival;
• Opportunité de développement professionnel;
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• Télémédecine.

Des questions?

• [email protected]
• 514 875-8511, poste 2368