Réceptionniste et adjoint.e aux ressources humaines et matérielles

L’Ordre des dentistes du Québec recrute un.e réceptionniste et adjoint.e aux ressources humaines et matérielles pour assurer l’accueil et soutenir les activités administratives et de ressources humaines.

Description

Sous l’autorité de la directrice des Ressources humaines et matérielles, la personne titulaire du poste assure l’accueil et le service à la clientèle à la réception (visiteurs et appels), le traitement du courrier ainsi que la réalisation de certaines tâches administratives et matérielles. Elle coordonne notamment la délivrance et le suivi des cartes d’accès, effectue des achats et tient l’inventaire des fournitures de bureau et des commandes alimentaires, appuie au besoin l’organisation d’activités internes et contribue au maintien d’un environnement de travail sécuritaire et fonctionnel. Elle fournit également un soutien administratif à la direction, notamment par la préparation de documents et la mise à jour de répertoires et de registres.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs à leur arrivée à la réception et les diriger lors des réunions.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques reçus à l’Ordre et transmettre les messages.
• Fournir de l’information générale en personne et par téléphone et offrir un service à la clientèle professionnel, cohérent et conforme aux standards de qualité de l’Ordre.
• Recevoir, numériser au besoin et transmettre ou distribuer le courrier entrant et assurer l’expédition du courrier sortant; préparer les envois (poste prioritaire et autres services).
• Assurer la gestion et la distribution des cartes d’accès aux locaux, obtenir les autorisations requises et tenir un registre.
• Assurer le suivi des procédures d’évacuation de l’immeuble, maintenir à jour les documents sur l’intranet et transmettre les directives aux employées.
• Répondre aux questions relatives à l’environnement de travail et, au besoin, coordonner les travaux avec les responsables de l’immeuble (température, ameublement, ménage etc.).
• S’assurer de la propreté de la cafétéria et des espaces communs.
• Approuver les factures, attribuer les codes budgétaires appropriés liés aux achats de la direction et coordonner le paiement avec la direction financière.
• Effectuer les achats liés au programme de reconnaissance et, au besoin, soutenir l’organisation d’événements sociaux en collaboration avec la direction concernée.
• Effectuer les achats de fournitures de bureau, de papeterie et de commandes alimentaires, et tenir l’inventaire.
• Effectuer les demandes auprès du fournisseur d’archives et tenir un registre.
• Assurer le soutien administratif à la direction des Ressources humaines et matérielles, notamment par la production de gabarits et de documents divers, ainsi que la mise à jour du répertoire de la réception.
• Collaborer avec l’ensemble des services de l’Ordre pour diverses demandes, notamment avec l’équipe des TI pour la logistique lors des rencontres, audiences ou tenue de comités.
• Exécuter toute autre tâche connexe requise.

Exigences du poste

• Diplôme d’études secondaires; DEP en secrétariat (un atout)
• 3 à 6 ans d’expérience de travail pertinente à titre de réceptionniste, préposé.e à l’accueil ou dans un rôle similaire
• Expérience comme adjoint.e dans un service des ressources humaines ou des ressources matérielles (un atout)
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise fonctionnelle de l’anglais à l’oral, afin de répondre aux appels de la clientèle anglophone
• Excellente connaissance de la suite MS Office 365 (Excel, Word, Teams)

Compétences et habiletés requises

• Communiquer aisément avec les gens et entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
• Offrir un excellent service à la clientèle.
• Collaborer efficacement au sein d’une équipe.
• Organiser son travail et assumer ses responsabilités avec efficacité.
• Faire preuve de discrétion, de loyauté et assurer la confidentialité de l’information.
• Travailler avec autonomie et jugement professionnel, ainsi qu’avec rigueur et souci du détail.
• Résoudre des problèmes variés de façon efficace.
• S’adapter rapidement aux changements et gérer efficacement plusieurs priorités simultanées.

Conditions de travail

• Poste à temps plein en présentiel;
• Équilibre de travail et vie personnelle;
• Assurances collectives et régime de retraite payés par l’employeur;
• Vacances avantageuses, congés rémunérés pendant la période des fêtes et horaire estival;
• Opportunité de développement professionnel;
• Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• Télémédecine.

Des questions?

• [email protected]
• 514 875-8511, poste 2326