Poste temporaire d’une durée approximative de 12 mois.
L’Ordre des dentistes du Québec recrute un.e technicien.ne en gestion documentaire afin de contribuer à la gestion, à la conservation et à l’optimisation de ses documents physiques et numériques.
Description
Sous l’autorité de son supérieur immédiat, la personne titulaire du poste est responsable de l’organisation, du classement, de l’indexation, de la numérisation, de la conservation et de l’optimisation des documents physiques et numériques.
Cette personne contribue également à l’application des politiques et procédures de gestion documentaire, d’archivage et de protection des renseignements personnels.
Tâches et responsabilités
Réorganisation de la voûte documentaire
- Effectuer l’inventaire des dossiers conservés dans la voûte documentaire.
- Numériser, organiser, classer et indexer environ 15 000 dossiers de membres selon les normes établies.
- Créer un registre des dossiers numérisés, incluant un calendrier de conservation et de destruction documentaire.
- Assurer la traçabilité et le repérage efficace des dossiers.
Gestion documentaire courante
- Assurer la gestion des mouvements de dossiers physiques et électroniques.
- Maintenir à jour les bases de données et registres documentaires.
- Soutenir les différentes directions dans la recherche et la récupération de documents.
- Effectuer le contrôle de qualité des documents numérisés et indexés.
- Veiller à l’application des procédures de conservation et de destruction documentaire.
- Formuler des recommandations visant l’amélioration des processus de gestion documentaire.
- Collaborer avec l’ensemble des directions de l’Ordre pour améliorer l’organisation documentaire.
- Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes.
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Exigences du poste
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de la documentation, gestion documentaire, bureautique ou dans un domaine pertinent.
- Toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente pourra être considérée.
Expérience
- Minimum de trois (3) années d’expérience en gestion documentaire, archivistique ou administration documentaire.
- Expérience dans un projet d’organisation ou de réorganisation d’archives physiques, un atout important.
- Expérience dans un environnement réglementé ou professionnel, un atout.
Aptitudes
- Faire preuve d’autonomie et d’initiative.
- Posséder de très bonnes aptitudes pour le travail en équipe.
- Avoir un bon sens de la planification et de l’organisation du travail et du respect des priorités.
- Faire preuve de rigueur et de minutie.
- Faire preuve d’une grande discrétion en raison du caractère confidentiel des dossiers.
Conditions de travail
- Poste temporaire à temps plein en formule hybride (présence et télétravail) selon les politiques.
- Horaire flexible.
- Horaire d’été allégé.
- Congés rémunérés pendant la période des fêtes.
- Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF).
- Des activités sociales organisées par le comité social.
Toutes les candidatures seront traitées d’une façon strictement confidentielle. Les personnes intéressées doivent faire parvenir, au plus tard le 13 septembre 2026, une lettre, précisant leur intérêt, accompagnée de leur curriculum vitae à l’attention de la direction de ressources humaines au [email protected].
L’Ordre des dentistes du Québec remercie toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, il ne communiquera qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.
Des questions?
- [email protected]
- 514 875-8511, poste 2368