Changement important : Impact de l’article 66 de la Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux. Depuis juillet 2024, aucuns frais ne peuvent être exigés pour la préparation, la reproduction, la transcription et la transmission d’un dossier dentaire.
Nous recevons régulièrement des communications en lien avec des problèmes entourant la facturation de frais pour l’obtention d’une copie ou le transfert d’un dossier dentaire. Les changements législatifs récents justifient de faire une mise à jour dans ce domaine.
La Loi sur les renseignements de santé et des services sociaux (Loi R-22.1) est entrée en vigueur le 1er juillet 2024. Celle-ci amène un changement de paradigme important dans votre gestion des demandes d’accès aux dossiers dentaires par vos patients ou leurs représentants. L’article 66 de la Loi est à l’origine de cet important changement, lequel se lit comme suit:
- L’organisme détenteur d’un renseignement doit, lorsque le responsable de la protection des renseignements de cet organisme a fait droit à une demande d’accès présentée conformément à la section V du chapitre III, communiquer sans frais le renseignement visé à la demanderesse en lui permettant d’en prendre connaissance sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d’en obtenir une copie.
Si la demanderesse le requiert, un renseignement informatisé doit lui être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. De plus, à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un tel renseignement, lorsqu’il a été recueilli auprès de la personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d’un renseignement la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Lorsque la demanderesse est une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables doivent, sur demande, être prises pour lui permettre de recevoir communication des renseignements auxquels elle a droit.
Ainsi, la personne concernée ou son représentant a donc un droit d’accès, sans frais, aux renseignements de santé demandés qui la concernent ou qui concernent une personne lui étant liée, lorsque cette demande répond aux conditions et modalités prévues par la Loi R-22-1.
La Loi prévoit certaines exceptions à l’accès que le dentiste doit connaître et appliquer. Il s’agit, pour la plupart, d’exceptions déjà connues, notamment : 1) de l’accès temporairement refusé au patient si un préjudice grave pour sa santé pouvait vraisemblablement en découler et 2) de l’accès refusé au(x) parent(s) d’un mineur se trouvant sous la protection de la DPJ, et ce, pour assurer la santé ou la sécurité de l’enfant.
Considérant ce qui précède, l’article 3.07.02 du Code de déontologie des dentistes n’est plus applicable aux demandes d’accès visant l’obtention d’une copie du dossier dentaire dont le contenu répond de manière générale à la définition de renseignements de santé et de services sociaux prévue à l’article 2 de la Loi R-22.1. Le dentiste ne peut donc plus exiger de son patient ou de son représentant légal, des frais raisonnables pour la reproduction, la transcription et la transmission d’un dossier dentaire.
Il importe de rappeler qu’une demande d’accès à un dossier doit être formulée par écrit et le demandeur doit remplir les conditions énoncées, notamment justifier son identité et sa qualité (art. 32 de la Loi). Ainsi, la personne qui fait une demande verbalement doit être invitée à faire celle-ci par écrit.
Si la demande n’est pas suffisamment précise ou lorsque la personne le requiert, le responsable doit lui prêter assistance pour identifier les renseignements recherchés.
La demande d’accès doit être traitée avec diligence, au plus tard dans les 30 jours suivant la réception (art. 34 de la Loi).
Si l’accès est accordé, le responsable de l’application de la Loi doit s’assurer de lui fournir l’assistance d’un professionnel qualifié pour l’aider à comprendre le ou les renseignements (art. 35 de la Loi).
Si l’accès est refusé, le responsable doit motiver son refus, indiquer la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s’appuie et rendre sa décision par écrit en transmettant une copie au demandeur.
Considérant que l’un des principaux objectifs de la loi R-22.1 est de simplifier la circulation des renseignements de santé afin d’optimiser leur utilisation et faire en sorte que ceux-ci suivent le patient dans son parcours de soins, le transfert du dossier ou la communication de certains documents, comme les radiographies, à un autre dentiste devrait également se faire avec diligence et sans frais.
La présente publication a pour objectif d’informer les dentistes du changement important au niveau des frais et non de couvrir l’ensemble des droits, des conditions et restrictions d’accès aux renseignements de santé et services sociaux. Le dentiste est donc invité à obtenir l’avis d’un conseiller juridique à cet égard.