Règlement sur la détention des sommes par les dentistes

Par « avance d’honoraires », on entend une somme d’argent confiée à un dentiste, par ou pour le compte d’un client, en prévision de la réalisation de certains services professionnels, une telle avance devant être utilisée pour le paiement d’un montant correspondant, en tout ou en partie, aux honoraires et/ou frais engagés pour lesdits services.

Ainsi, toute somme d’argent remise à un dentiste, par ou pour le compte d’un client, avant même que le service n’ait été rendu constitue une « avance d’honoraires », considérant que les services seront rendus dans le futur.

Dans l’exercice de sa profession, le dentiste est autorisé à détenir, pour le compte d’un client, une avance d’honoraires d’au plus 10 000 $, laquelle somme sera détenue en prévision de l’exécution de services professionnels convenus avec le client.

Toute somme détenue par le dentiste à titre d’avance d’honoraires ne peut être utilisée à une fin autre que celle pour laquelle elle lui a été remise, donc exclusivement pour le paiement d’honoraires et/ou de frais (matériaux, frais de laboratoire et autres) en lien avec des services professionnels rendus.

Si les services professionnels convenus avec le client excèdent l’avance d’honoraires de 10 000 $, lorsque le paiement des honoraires et/ou frais engagés pour lesdits services aura été prélevé à même cette avance, le dentiste sera autorisé à demander une nouvelle avance en tenant compte que le montant maximum pouvant être détenu ne peut excéder 10 000 $.

Le dentiste doit, sans délai, déposer toute somme reçue à titre d’avance d’honoraires dans un compte bancaire distinct de celui utilisé pour ses transactions personnelles ou professionnelles ou pour les transactions découlant des activités courantes de la clinique.

Ce compte doit être ouvert dans une institution financière canadienne, comme l’exige l’article 3 du Règlement sur la détention des sommes par les dentistes, au nom du dentiste ou de la société par l’entremise de laquelle il exerce sa profession.

Il ne s’agit pas d’un compte en fidéicommis et le compte ne peut porter intérêt.

Pour toute somme détenue à titre d’avance d’honoraires, le dentiste DOIT tenir un registre dans lequel il inscrit chronologiquement les informations suivantes quant aux sommes reçues, puis déposées et retirées du compte bancaire :

Pour chaque somme reçue et déposée au compte bancaire :

• Le nom de la personne ayant remis la somme;
• Le nom et le numéro du dossier du client pour le compte duquel la somme a été remise;
• La date et le montant remis;
• Le numéro du reçu remis à la personne ayant versé la somme;
• Une description des services professionnels pour lesquels la somme a été versée;
• La date du dépôt bancaire et le numéro de transaction.

Pour chaque somme retirée/débitée du compte bancaire :

• Le nom et le numéro de dossier du client pour le compte duquel le retrait est effectué;
• Le nom du bénéficiaire du retrait;
• Le montant et la date du retrait;
• Le type et le numéro de transaction;
• Les fins pour lesquelles le retrait est effectué.

Le registre DOIT être tenu sous une forme intelligible, papier ou numérique, afin de permettre en tout temps l’identification des sommes détenues comme avances d’honoraires ainsi que l’accès à ces renseignements par le dentiste et l’Ordre. Le dentiste DOIT assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données et des renseignements y étant contenus.

Le dentiste tient à jour le registre des sommes reçues et retirées et il fournit à l’Ordre, sur demande, tout renseignement requis. Le registre pourra faire l’objet d’une vérification lors de visites d’inspection professionnelle effectuées par l’Ordre.

À titre illustratif, voir le modèle de registre ci-joint.

Le dentiste qui confie à un tiers la responsabilité de tenir le registre doit s’assurer que ce dernier est tenu conformément aux dispositions du Règlement sur la détention des sommes par les dentistes.

Lorsqu’une somme est détenue à titre d’avance d’honoraires pour le compte d’un client, celle-ci assure au dentiste le paiement des honoraires et/ou frais en lien avec les services professionnels convenus et rendus au client.

Au fur et à mesure que des services sont rendus au client, les honoraires et/ou frais en lien avec ces services sont facturés.

Le dentiste est donc autorisé à retirer une somme du compte bancaire dans les circonstances suivantes :

• La somme nécessaire pour payer une facture en lien avec les services professionnels rendus et facturés (honoraires et/ou frais).

OU

• La somme devant être remise à la personne lui ayant confié l’avance d’honoraires :
  • lorsque celle-ci excède le montant final total des honoraires et/ou frais en lien avec les services professionnels rendus, et ce, dans un délai de 10 jours suivant la fin des services professionnels convenus avec le client;
    OU
  • lorsque celle-ci n’a pas été utilisée au terme d’une période de 12 mois à compter de sa réception.

Oui, dès réception de la somme correspondant à une avance d’honoraires, le dentiste doit produire un reçu détaillé et le remettre au client.

Une facture ou un reçu doit être remis au client chaque fois que des honoraires et/ou frais sont facturés et qu’une somme est retranchée de l’avance d’honoraires, laquelle somme est retirée pour acquitter une facture en lien avec les services rendus.

Le client doit pouvoir vérifier, à même la facture ou le reçu, la séquence financière relative à l’avance d’honoraires.

Le dentiste doit conserver une copie de la facture ou du reçu remis au client à son dossier.

En cas de décès du client, le dentiste pourra remettre la somme à ses héritiers ou ayants droit.

Dans le cas où le client est introuvable, le dentiste, après avoir pris tous les moyens nécessaires pour le retrouver, pourra, le cas échéant, remettre la somme à l’Ordre des dentistes, laquelle somme servira à des fins d’indemnisation.

Le registre, les factures, les reçus et les relevés bancaires doivent être conservés pendant une période de sept (7) ans à compter de la date du dernier service rendu au patient.

Oui, le dentiste, lors de son inscription annuelle, devra produire une déclaration auprès de l’Ordre dans laquelle il indiquera s’il détient ou a détenu des sommes en vertu du Règlement sur la détention des sommes par les dentistes.

L’Ordre a adopté le Règlement sur le fonds d’indemnisation de l’Ordre des dentistes du Québec en cas d’appropriation des sommes par le dentiste.

Ce règlement permet à toute personne d’être indemnisée dans le cas où elle a confié une avance d’honoraires à un dentiste et que celui-ci l’aurait utilisée à d’autres fins que celles prévues au Règlement sur la détention des sommes par les dentistes.

Vous pouvez consulter le Règlement sur le fonds d’indemnisation de l’Ordre des dentistes du Québec pour prendre connaissance de la procédure relative à l’indemnisation.

Ainsi, dans l’éventualité où un dentiste venait à utiliser, en partie ou en totalité, une somme à des fins autres que celles pour lesquelles celle-ci lui a été remise, il pourrait notamment y avoir dénonciation auprès du Bureau du syndic de l’Ordre qui déterminerait les mesures appropriées, incluant le dépôt d’une plainte devant le conseil de discipline.

Comme prévu au dernier alinéa de l’article 89.1 du Code des professions, le dentiste se verrait réclamer la somme ainsi utilisée. En cas de défaut de rembourser le montant réclamé, celui-ci ne pourrait être inscrit au tableau de l’Ordre des dentistes, et ce, conformément l’article 46 (4.1^o) du Code des professions.