Foire aux questions destinée aux candidats à la présidence pour 2023

L’article 80 du Code des professions précise le rôle du président d’un ordre professionnel :

Le président exerce un droit de surveillance générale sur les affaires du Conseil d’administration. Il veille auprès de la direction générale de l’ordre à la mise en œuvre des décisions du Conseil d’administration et requiert l’information qu’il juge pertinente pour tenir le Conseil d’administration informé de tout autre sujet portant sur la poursuite de la mission de l’ordre.

Dans la mesure que détermine le Conseil d’administration, il agit à titre de porte-parole et de représentant de l’ordre. Le président assume en outre les autres responsabilités que lui confie le Conseil d’administration. Toutefois, aucune fonction de dirigeant ne lui est attribuée.

Le président préside les séances du Conseil d’administration ainsi que les délibérations à l’occasion des assemblées générales; il est responsable de l’administration des affaires du Conseil d’administration; il voit à la bonne performance du Conseil d’administration; il coordonne les travaux du Conseil d’administration et de l’assemblée; il veille au respect par les administrateurs du Conseil d’administration des normes d’éthique et de déontologie qui leur sont applicables

Le président peut requérir des informations d’un membre d’un comité formé par le Conseil d’administration, d’un employé de l’ordre ou de toute personne qui exerce au sein de l’ordre une fonction prévue au code ou à la loi constituant l’ordre, dont un syndic en ce qui regarde l’existence d’une enquête ou le progrès de celle-ci.

Le président est un administrateur du Conseil d’administration et il a droit de vote.

Le président ne peut cumuler d’autres fonctions attribuées en vertu du présent code ou de la loi constituant l’ordre dont il est membre.

Au-delà du rôle et des responsabilités que lui confère le Code des professions, le conseil d’administration de l’Ordre des dentistes du Québec est venu préciser le mandat du président en y ajoutant d’autres responsabilités, à savoir :

• le président est le porteur des messages institutionnels et le représentant de l’Ordre auprès des partenaires privilégiés reconnus par l’Ordre ainsi que des médias;
• le président participe à toute réunion d’un comité formé par le conseil d’administration où il est nommé à titre de membre, de président ou d’observateur;
• le président intervient et répond, en collaboration avec la direction générale, aux instances gouvernementales;
• le président agit à titre d’observateur aux réunions de la Fédération canadienne des organismes de réglementation dentaire;
• le président reçoit les plaintes en vertu du Code d’éthique et de déontologie des membres des comités de l’Ordre des dentistes du Québec, et en fait rapport au conseil d’administration;
• le président joue un rôle actif auprès des membres du conseil d’administration, notamment en regard de leur accueil, de leur formation et de leur développement;
• le président est le lien entre le conseil d’administration et la direction, au nom du conseil et selon les directives et les pouvoirs délégués.

Le conseil d’administration, dans le cadre de ses réflexions sur la gouvernance de l’Ordre des dentistes, a défini qu’un candidat à la présidence doit, aux fins de remplir son mandat de façon efficace, posséder, entre autres et de manière plus particulière, les qualités et compétences suivantes :

• avoir du leadership;
• être visionnaire;
• avoir la capacité de comprendre les enjeux, les défis, les réalités et les problèmes d’un ordre professionnel;
• avoir une grande capacité d’écoute, de compréhension et de respect des autres;
• avoir le talent requis pour dégager ou susciter des consensus et être rassembleur;
• avoir une capacité de synthèse, un bon sens des priorités et un bon jugement;
• être capable de faire ressortir les talents et les points de vue de chacun;
• avoir une capacité de communication de haut niveau;
• avoir un profil sans tache en matière d’intégrité;
• être capable d’exercer un jugement indépendant par rapport à la direction et à ses intérêts personnels;
• avoir une connaissance adéquate des enjeux en matière de santé dentaire au Québec ou avoir la capacité d’acquérir rapidement cette connaissance;
• avoir la capacité et le courage de prendre des décisions difficiles;
• avoir un parcours et une expérience où ces compétences, ces qualités, ces talents et ces habiletés ont pu être éprouvés avec succès.

Le poste requiert un minimum de trois jours de travail par semaine en présence ou en télétravail et de la disponibilité les autres jours où cela peut être requis.

Pour être candidat au poste de président, un membre de l’Ordre :

• doit être inscrit au tableau de l’Ordre le 15 septembre 2023, soit au moins 45 jours avant la date fixée pour la clôture du scrutin, et son droit d’exercer des activités professionnelles ne doit pas être limité ou suspendu à compter de cette date;
• doit avoir été administrateur de l’Ordre pendant au moins deux ans consécutifs au cours des 10 années précédant la date de l’élection;
• ne doit pas avoir occupé un emploi à l’Ordre au cours des deux années précédant la date de l’élection;
• ne doit pas avoir été membre du conseil d’administration ou dirigeant d’une personne morale ou de tout autre groupement de personnes ayant pour objet principal la promotion des droits ou la défense des intérêts des membres de l’Ordre ou d’autres professionnels en général, et ce, au cours des deux années précédant la date de l’élection;
• ne doit pas, au cours des cinq années précédant la date de l’élection, avoir fait l’objet, dans le cadre d’une plainte disciplinaire, d’une sanction en dernière instance;
• ne doit pas, au cours des cinq années précédant la date de l’élection, avoir fait l’objet :
  • d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’une infraction criminelle impliquant un acte de collusion, de corruption, de malversation, d’abus de confiance, de fraude, de trafic d’influence ou des gestes ou des propos abusifs à caractère sexuel,
  • d’une décision d’un tribunal canadien le déclarant coupable d’avoir contrevenu, au Canada ou à l’étranger, aux lois ou règlements relatifs à une substance visée à l’une des annexes de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (L.C. 1996, c. 19),
  • d’une décision le déclarant coupable d’une infraction pénale visée à l’article 188 du Code des professions (chapitre C-26);
• ne doit pas être administrateur de la Fondation de l’Ordre des dentistes du Québec;
• ne doit pas faire l’objet d’une révocation de mandat d’administrateur de l’Ordre ou de mandat de membre d’un comité de l’Ordre au cours des cinq dernières années précédant la date de l’élection.

Le candidat qui est radié ou dont le droit d’exercer des activités professionnelles est limité ou suspendu avant l’élection perd son éligibilité pour l’élection en cours.

Le candidat qui ne respecte pas les règles de conduite qui lui sont applicables en vertu des articles 16.1 à 16.13 du Règlement sur l’organisation de l’Ordre des dentistes du Québec et les élections à son Conseil d’administration perd son éligibilité pour l’élection en cours.

La présentation d’une candidature se fait par écrit en suivant les quatre étapes suivantes :

1. Bulletin de présentation : le membre de l’Ordre doit déposer sa candidature à l’aide du bulletin de présentation prévu à cet effet. Le bulletin de présentation doit obligatoirement être rempli à compter du 31 août 2023.
2. Appuis : pour se porter candidat à la présidence, le membre doit remplir et soumettre le bulletin de présentation prévu, signé par cinq membres issus d’au moins deux régions électorales différentes.
3. Documents à joindre au bulletin de présentation : le membre doit transmettre à la secrétaire de l’Ordre, en même temps que son bulletin de présentation, les documents suivants :
   • une photographie récente en format électronique;
   • une déclaration de candidature d’au plus 400 mots dans laquelle le membre expose ses motivations et ses intérêts ainsi que les objectifs poursuivis;
   • un curriculum vitae d’au plus deux pages mesurant chacune au plus 22 cm sur 28 cm et mentionnant, notamment, sa formation générale et complémentaire, son année d’admission à l’Ordre ainsi que ses fonctions occupées actuellement et antérieurement et ses principales activités ou implications, notamment au sein de l’Ordre.
     
     Il est important de distinguer la déclaration de 400 mots du curriculum vitae, lequel doit uniquement contenir des éléments objectifs du parcours professionnel du membre.
4. Transmission de la mise en candidature : tous les documents, soit le bulletin de présentation dûment rempli, la photographie, la déclaration de candidature et le curriculum vitae, doivent être transmis à l’attention de la secrétaire de l’Ordre, M^e Caroline Daoust, par courriel à l’adresse suivante : [email protected].

À noter : la date limite pour la transmission d’une candidature est le 2 octobre 2023, à 16 h. Toute candidature reçue après ce délai sera refusée.

À la réception du bulletin de présentation, la secrétaire en vérifie la forme et le contenu. Elle peut exiger du membre qu’il y apporte toute modification requise afin de le rendre conforme aux exigences établies. Elle envoie ensuite un courriel confirmant le dépôt de la candidature.

La secrétaire refuse un bulletin de présentation qui, malgré une demande de modification, est incomplet, contient de l’information erronée ou propose une candidature qui ne remplit pas les conditions prescrites par le Code des professions ou le Règlement sur l’organisation de l’Ordre et les élections à son Conseil d’administration. La secrétaire de l’Ordre refuse tout bulletin déposé après le délai pour les mises en candidature, soit le 2 octobre 2023, à 16 h. La décision de la secrétaire est définitive.

Un candidat doit :

• transmettre des renseignements exacts à la secrétaire;
• donner suite, dans les meilleurs délais, à toute communication, demande ou instruction de la secrétaire, notamment en ce qui concerne ses dépenses électorales;
• s’abstenir de promettre, de donner ou de recevoir un cadeau, un présent, une faveur, une ristourne, un don ou un avantage quelconque pour favoriser sa propre candidature ou encore pour promouvoir ou défavoriser une autre candidature;
• s’abstenir de solliciter ou d’accepter de recevoir l’appui financier d’un organisme ou d’un fournisseur lié à la profession ayant pour objet de promouvoir sa propre candidature ou encore de promouvoir ou défavoriser une autre candidature.

Les communications électorales des candidats débutent à la fin de la période de mise en candidature, le 2 octobre 2023, à 16 h, et se terminent à la clôture du scrutin, le 30 octobre 2023, à 16 h.

Toutes communications électorales à l’extérieure de cette période est interdite.

Les règles de communications électorales sont dictées par le Règlement sur l’organisation de l’Ordre et les élections à son Conseil d’administration.

• Un candidat doit maintenir en tout temps son indépendance et doit éviter toute situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts.
• La communication électorale d’un candidat doit :
  • être empreinte de professionnalisme et être compatible avec l’honneur et la dignité de la profession;
  • porter sur la protection du public;
  • maintenir la confiance du public envers le système professionnel;
  • être empreinte de courtoisie et être respectueuse à l’égard des autres candidats à l’élection, de la profession, de l’ordre, des membres et du système professionnel dans son ensemble;
  • contenir uniquement les renseignements susceptibles d’aider les électeurs à faire un choix éclairé et ne pas viser à induire les électeurs en erreur ni contenir des renseignements que le candidat sait faux ou inexacts;
  • être exempt de toute information privilégiée obtenue dans le cadre de ses fonctions au sein de l’ordre, notamment à titre d’administrateur, de membre de comité ou d’employé;
  • ne pas laisser croire que la communication provient de l’ordre ou d’un tiers, à moins que ce ne soit effectivement le cas.
• La communication électorale d’un candidat ne doit pas contenir le symbole graphique de l’Ordre.
• Un membre de l’Ordre ne peut faire, ni permettre que soient faites en son nom, de communications électorales avant d’être un candidat à une élection.
• Les communications électorales des candidats débutent à la fin de la période de mise en candidature et se terminent à la clôture du scrutin.
• Un candidat s’abstient de communiquer avec les électeurs à une fréquence abusive. Il doit respecter la volonté du destinataire de ne plus être sollicité.
• Un candidat identifie à son nom tout site Internet qu’il utilise pour publier un message électoral.
• Un candidat s’abstient de diffuser un message électoral par l’intermédiaire d’un média de masse, à l’exception d’un média social ou d’un site Internet identifié à son nom.
• Un candidat qui utilise un média social pour diffuser un message électoral s’assure que ce message est transmis à partir de son compte d’utilisateur.
• Un candidat s’abstient de diffuser des messages électoraux sur les comptes d’utilisateur de l’Ordre ouverts sur les médias sociaux.
• Un candidat doit conserver une copie de toute communication électorale.

L’Ordre peut diffuser un message électoral d’un candidat par l’entremise de l’une de ses publications, de son site Internet ou de ses comptes d’utilisateur ouverts sur les médias sociaux. L’Ordre informe les candidats des conditions et des modalités applicables à la forme et au contenu de ce message électoral.

Ce faisant, l’Ordre doit assurer un traitement égal à tous les candidats à un même poste.

Pour l’élection de 2023, l’Ordre offre aux candidats à la présidence l’opportunité d’héberger sur son site Web une capsule vidéo enregistrée par le candidat, et ce, sur une base volontaire. Les frais engagés à la réalisation du vidéo feront partie des dépenses électorales du candidat. Le contenu de cette capsule sera encadré par des questions élaborées par le comité de gouvernance et remises au candidat suivant l’acceptation de sa candidature par la secrétaire de l’Ordre. Le contenu des réponses demeurera évidemment soumis au règlement sur l’organisation des affaires de l’Ordre des dentistes du Québec et les élections à son Conseil d’administration. Toutes les capsules seront déposées sur le site web de l’Ordre le 5 octobre 2023 à 17 h et devront avoir été reçues au plus tard à cette même date à midi. Aucun délai supplémentaire ne sera accordé aux candidats.

La secrétaire qui constate qu’un candidat n’a pas respecté une règle de communication électorale lui transmet un avertissement écrit.

La secrétaire peut également l’inviter à rectifier ou à supprimer un message électoral ou à se rétracter dans le délai qu’elle lui indique.

La secrétaire transmet un blâme écrit au candidat qui ne donne pas suite à son invitation. Un avis de ce blâme est transmis aux membres de l’Ordre.

Un candidat doit assumer personnellement l’ensemble de ses dépenses électorales.

Le conseil d’administration a fixé à 4,03 $ par membre inscrit au tableau de l’Ordre et ayant droit de vote, le montant maximal qu’un candidat peut allouer à la présente élection.

On entend par « dépense électorale », le coût d’un bien ou d’un service utilisé pendant la période électorale par le candidat ou pour son compte pour promouvoir ou défavoriser une candidature, diffuser le programme d’un candidat ou s’y opposer, promouvoir ou désapprouver des mesures préconisées par un candidat ou un acte accompli par ce dernier, à l’exception des frais de déplacement du candidat ou des dépenses assumées par l’Ordre. Lorsque ce bien ou ce service a été reçu à titre gratuit, sa valeur marchande est considérée comme une dépense électorale.

La secrétaire de l’Ordre transmet la liste des électeurs à chacun des candidats dont la candidature est conforme. Cette liste contient l’adresse du domicile professionnel de ces électeurs ainsi que leur adresse de courrier électronique professionnelle établie à leur nom (voir l’article 16 du Règlement sur l’organisation de l’Ordre et les élections à son Conseil d’administration).