Le 21 septembre 2021, le gouvernement du Québec a adopté la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, communément appelée « Loi 25 », laquelle modifie notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Ces obligations entreront en vigueur graduellement sur une période de trois ans, dont certaines à compter du 22 septembre 2022 et d’autres en septembre 2023 et en septembre 2024.
Le 21 septembre 2021, le gouvernement du Québec a adopté la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, communément appelée « Loi 25 », laquelle modifie notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
De nouvelles obligations s’appliquent donc aux entreprises des secteurs public et privé situées au Québec, en l’occurrence aux cliniques dentaires, lesquelles doivent apporter des changements importants quant à la cueillette, à la communication et à la conservation des renseignements personnels concernant les employés, les professionnels et les patients.
Ces obligations entreront en vigueur graduellement sur une période de trois ans, dont certaines à compter du 22 septembre 2022 et d’autres en septembre 2023 et en septembre 2024.
Bien que la majorité des nouvelles obligations entreront en vigueur en septembre 2023, les cliniques dentaires doivent dès maintenant mettre en place les mesures requises pour se conformer aux obligations qui entreront en vigueur en septembre 2022, d’où le présent communiqué.
D’autres informations vous seront communiquées afin de vous renseigner sur les obligations qui entreront en vigueur en 2023 et en 2024.
Tout renseignement qui concerne une PERSONNE PHYSIQUE et qui permet de L’IDENTIFIER, soit DIRECTEMENT ou INDIRECTEMENT.
Exemples :
Un renseignement qui, PAR SA NATURE, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du CONTEXTE DE SON UTILISATION OU DE SA COMMUNICATION suscite un HAUT DEGRÉ D’ATTENTE RAISONNABLE en matière de vie privée.
Exemples :
OUI, la Loi 25 s’applique à toutes les cliniques dentaires, sans égard à la taille ou au nombre d’employés, de professionnels ou de patients. Elle vise tous les renseignements détenus, et ce, sans égard à la nature, au support et à la forme – écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autres –, ce qui comprend notamment les dossiers d’employés ou de patients en format papier ou numérique, les photographies ainsi que les images radiologiques.
Deux obligations doivent retenir plus particulièrement l’attention des cliniques dentaires d’ici le 22 septembre 2022.
Ces obligations sont :
Dans le cas d’une clinique dentaire, le responsable pourrait être le ou l’un des propriétaires de la clinique.
À titre informatif, une telle formation est offerte sur la plateforme Dentoform de l’Ordre des dentistes.
Le titre et les coordonnées du responsable doivent être publiés et être accessibles sur le site Web de la clinique dentaire d’ici le 22 septembre 2022.
À défaut de site Web, la clinique dentaire doit s’assurer de les rendre accessibles par tout autre moyen approprié, soit par affichage dans la salle d’attente ou à la réception de la clinique.
Exemples non exhaustifs du rôle de la personne responsable :
La notion « d’incident de confidentialité » est définie dans la Loi 25 comme étant l’accès, l’utilisation ou encore la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel, la perte ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
L’incident de confidentialité peut résulter d’un geste volontaire ou involontaire commis par une personne à l’interne (membre du personnel de la clinique) ou à l’externe (sous-traitant, prestataire de services, fournisseur, pirate informatique, etc.).
L’incident de confidentialité peut prendre plusieurs formes, notamment :
La clinique dentaire doit mettre en œuvre la politique à respecter en présence de TOUT incident de confidentialité, c’est-à-dire lorsque des renseignements personnels sont communiqués sans droit à des tiers.